miércoles, 21 de febrero de 2018

Importancia del Plan de Capacidades TIC en las entidades públicas y como empezar a elaborarlo

Importancia del Plan de Capacidades TIC en las entidades públicas y como empezar a elaborarlo.

Con la necesidad de un cambio que lleve al mejoramiento continuo al interior de las entidades públicas, se crean y modifican leyes a las que se deben dar estricto cumplimiento. Las entidades públicas se ven en un cambio constante, que le genera muchas veces costos,  molestias y por ende resistencia al cambio.

De acuerdo a estos cambios y necesidades que se requieren al interior de las entidades públicas, es necesario que se cuente con un plan de capacidades TIC.

El plan de capacidades TIC, Es un documento donde se plasma  todo el proceso utilizado para gestionar las tecnologías de la información. El objetivo es asegurar que la capacidad de los sistemas de TI cumplen los requisitos presentes y futuros de la organización con unos costes asumibles.

Con este Plan se busca tener una base de la definición de nuevos diseños de servicios, tener una visión amplia del estado actual de la tecnología en la entidad, así como de la capacidad y rendimiento actual de la infraestructura de TIC.

Desde la experiencia adquirida en la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, la cual tiene a su cargo la implementación de la nueva estrategia Gobierno en Linea, la actualización de sistemas de información, de la plataforma tecnológica y el mantenimiento de la red de voz y datos.  

La entidad identificó mediante su plan de capacidades el balance entre el número de puntos de red sobre el número de funcionarios que actualmente estaban vinculados a la entidad.

Teniendo en cuenta los niveles de capacidad  de la red:

Diagrama de red Alcaldía Municipal de Yopal.



Se pudo determinar que la demanda de los servicios de TIC era superior a la  capacidad  con la que cuenta la infraestructura de TIC de la Alcaldía de Yopal,  puesto que la Red inicialmente se planificó para 207 puntos y en el momento había 399 funcionarios.

Lo que conllevo a tener cableado por fuera de la red:



Por lo anterior se determinó que se debe realizar proyecciones de demanda de los servicios de TIC considerando que los niveles de capacidad son muy bajos frente a la red, teniendo en cuenta que uno de los objetivos primordiales de la Alcaldía Municipal de Yopal, es garantizar a todos sus funcionarios las condiciones óptimas para el desarrollo de todas las labores de carácter administrativo y operacional en condiciones de integralidad, calidad y eficiencia, de manera que se logre prestar un servicio eficiente y oportuno a la comunidad.

A pesar del significativo número de equipos de cómputo que hoy se tienen en la Administración, la disponibilidad de los mismos no es suficiente para atender la gran demanda y volumen de trabajo que debe realizarse por medio de estas herramientas, lo cual requiere elementos para poder ejecutar las diferentes actividades necesarias para el buen funcionamiento de la entidad.

Con este ejemplo podemos ver claramente la importancia de tener el plan de capacidades, sin una correcta Gestión de la Capacidad, los recursos no se aprovechan adecuadamente y se realizan adquisiciones   innecesarias que a largo tiempo traerán muchos  gastos adicionales. Sin una planificación adecuada los recursos serán insuficientes acarreando una baja calidad del servicio.


TIPS PARA ELABORAR UN PLAN DE CAPACIDADES


  1. El  plan debe estar alineado a los diferentes planes de la entidad y acuerdos de nivel de servicio para prever la capacidad, rendimiento requerido y acorde a las necesidades de la entidad.

  1. Se debe tener identificado todos los servicios que se prestan en la entidad, documentados sea en el catálogo de servicios o portafolio de servicios, ya que es un insumo para realizar la medición y proyección en el plan de capacidades.

  1. Se debe disponer de Información Estadística para ser utilizada en proyecciones futuras como mínimo sobre asignación de recursos, capacidad de la infraestructura tecnológica y costos asociados al servicio que se presta en la entidad, tener en cuenta el plan de compras para la proyección.

  1. Se debe tener en cuenta las funciones de los administradores de las plataformas, personal a cargo de los servicios.

  1. Analizar el rendimiento de la infraestructura TIC, buscando monitorizar el uso de la capacidad a nivel de los diferentes componentes tecnológicos y revisar las tendencias y dimensionamiento de su uso.

  1. Es importante y recomendable contar con modelos y simulaciones de capacidad para diferentes escenarios futuros previsibles de la infraestructura de TIC de la entidad.

  1. El Plan de Capacidades debe ser revisado anualmente, actualizado y aprobado por la Dirección de Tecnología o la Alta Dirección de la Entidad, para que se tenga en cuenta en el presupuesto asignado.

  1. Para la definición de nuevos servicios es necesario dimensionar adecuadamente los servicios y aplicaciones alineándolos a los procesos  y necesidades reales de la entidad, dado que somos un proceso de apoyo.

  1. Mantener actualizados en nuevas tecnologías, previendo la demanda futura para los servicios de TIC, buscando adelantarnos a los efectos de la demanda sobre la infraestructura de TIC y el desempeño de los niveles de servicio, pero todo debe ser articulado con los demás procesos. Ejemplo que sucede mucho es que el proceso de Talento Humano contrata personal sin tener en cuenta los puestos de trabajo y la infraestructura tecnológica para cubrir este nuevo requerimiento, lo que implica costos que no se habían proyectado y arreglos provisionales que no van acordes con la misión institucional.

Recomendaciones

El Plan de Capacidades se recomienda monitorear trimestralmente, para determinar si es suficiente para prestar los servicios de TIC con los niveles de servicio acordados, para lo cual será necesario:
·         Monitorear el rendimiento actual y la capacidad utilizada.
·         Obtener información de los incidentes que se han presentado por falta de capacidad.
·         Evaluar los niveles de la capacidad y rendimiento de la infraestructura con respecto a:
o   Los niveles de servicio originalmente acordados.
o   Los niveles de servicio efectivamente proporcionados.
o   los niveles de servicio que, de acuerdo con el Programa de capacidad, se hubieren estimado.
Recomendaciones necesarias para prever incidentes por falta de capacidad en los servicios:
·    Contar con stock mínimo de elementos para realizar mantenimientos correctivos y preventivos.
·         Dar de baja elementos y reemplazarlos si ya cumplieron su ciclo de vida.
·         Ampliar la red teniendo en cuenta proyecciones a futuro.

Son muy pocas las entidades que tienen elaborado su plan de capacidades, para que puedas darte una idea y una orientación de cómo realizarlo, no fue fácil documentarlo en mi entidad sin una capacitación previa, pero con disciplina y con muchas ganas de aprender y de lograrlo lo conseguirás, y mejorarás los procesos, evitando sobrecostos y dándole una visión más amplia de cómo se encuentra tu entidad y hasta donde se puede responder a las necesidades.



martes, 20 de febrero de 2018

LOS 3 MOMENTOS CLAVES PARA LA COMERCIALIZACIÓN EN EL PUNTO DE VENTAS

LOS 3 MOMENTOS CLAVES PARA LA COMERCIALIZACIÓN EN EL PUNTO DE VENTAS.

En un escenario comercial en el cual se encuentran un sinnúmero de compradores con gustos y preferencias muy variadas, las marcas deben enfrentarse de la manera más innovadora, gestionando su punto de venta con factores realmente diferenciales a los de la competencia.
La acción en este foco, exige una investigación permanente de lo que está pasando con nuestra marca, nuestro producto y nuestro servicio, desde quienes tengan la función de asesores comerciales, la vitrina, el sonido ambiente y el aroma, entre otros, y luego tomar decisiones cruciales de cambios para mejorar las ventas.
Esto implica hacer un análisis detallado de cada uno de los factores mencionados.
Fijando una mirada de afuera hacia adentro, lo primero a comprobar es la percepción de nuestros posibles clientes frente a nuestras vitrinas o punto de exhibición. Cómo nos reciben y cómo se siente atraídos por las mismas. Recordemos esa frase popular que dice “lo que no se muestra, no se vende” y eso es precisamente lo que buscan nuestros visitantes; Tener un primer contacto con las marcas, a través de ese vendedor silencioso llamado vitrina, mostradores, stand de exhibición, escaparates, módulo, lineales, góndola, etc…, lo cual se puede divisar de primera mano cuando medimos el tiempo y la forma hacer el recorrido de  su mirada ante nuestra exhibición en vitrinas.
DESDE LOS CINCO SENTIDOS
Es en ese primer momento de encuentro visual, olfativo, auditivo, palpable e incluso de degustación, en el que ellos y ellas, posibles compradores, visualizan su potencial compra, atraídos por aquella primera sensación. Esto se compara con lo experimentado en una exposición artística, la que, si no tiene un marco acorde a la magnitud de la pintura, pierde todo su valor como arte.
Son muchas las variables que deben llevar al visitante a volverse comprador, re-comprador y finalmente un fiel consumidor de nuestros productos.
No basta con vanagloriarnos diciendo que nuestro producto es de calidad, ni tampoco que es mejor que el de la competencia (acción contraproducente para vender, además de representar un acto de competencia desleal), sino que es necesario que nuestros productos tengan una identidad propia, aparte de la que tienen por naturaleza al pertenecer a una familia de marca o a una marca de familia.
Debemos mostrar nuestros productos con la apariencia adecuada, casi que, con personalidad propia, visualmente atractivos desde un diseño y adecuación de ese espacio y  con una etiqueta que referencie las respectivas características del producto como talla, color y precio, entre otras, en el marco de una estrategia acorde de promoción y publicidad, que emita un primer mensaje de lo que es verdaderamente el producto.
Casi que se puede asegurar que este es el momento en que el cliente potencial hace “calentamiento” frente al producto de su interés. 
Ya atraído por su “amor a primera vista”, ingresa al local para ampliar la información y aclarar sus dudas. Para posteriormente hacer la típica pregunta de si existen otros colores y si hay su talla o número.
STOCK A LA MEDIDA
Aquí el segundo momento de este proceso comercial. Luego del “empujón” a entrar, emitido por la sugestiva vitrina, lo recibe un vendedor que también debe cumplir con unas características de presentación personal con identidad de marca, y con amplio y sólido conocimiento del portafolio de producto y que posee respuestas para cada pregunta, evitando el “no tenemos en el momento”.
Ese es el instante de evitar la ruptura en la cadena de la venta cuando no se tiene STOCK suficiente para responderle al cliente.
Se pierden ventas y de paso se pierde el cliente y con él dejan de visitarnos tres o más clientes cuando desde el voz a voz, se enteran que allí no había lo que buscábamos; evidentemente por falta de control de inventarios y de existencias suficientes.

Desde mi experiencia, he tenido la oportunidad de corroborar lo expuesto anteriormente en diversos centros comerciales tanto en Colombia como en Guatemala, desde una orilla del rio como compradora o desde la otra como consultora y es claro que por ejemplo en almacenes de ropa o calzado, la exhibición exige tener unos parámetros ineludibles, en relación a color, forma y cantidad, no necesariamente en el relación a la moda, pero si esencialmente en relación a la imagen que proyecta la marca desde su posicionamiento y reputación en el mercado.

PLAN “B” ANTE EL “NO HAY, NO TENEMOS EN ESTE MOMENTO”
Sin embargo, como tercer momento tenemos la oportunidad de sacar una última carta antes de perder esta venta  y si el asesor comercial, comúnmente llamado vendedor, si está bien preparado, estará en capacidad de sacar de la manga sus dotes de venta efectiva y le hablará de un tercer momento llamado merchandising, cuya técnica apoyada en una estrategia de publicidad y comunicación es infalible a la hora de motivar al cliente en su compra y la satisfacción de sus necesidades de consumo.
Esta debe ser muy asertiva, seductora y especialmente diferente al común de ofertas de la competencia. Acabar con quedarnos en lo típicos bono de descuento para redimir en la siguiente compra, o con el pague uno y lleve dos, cancelando el producto de mayor valor o lo más común aún y son las famosas boletas para participar en rifas, en las cuales la mayoría de las personas ya no las creen reales y viables.
Debe ser una propuesta innovadora, que recuerde permanentemente la marca y sus bondades, que la persona se identifique con el merchandising, al punto que, ante otras ofertas, la defienda como suya, la coleccione, la proteja del deterioro, y dé fe de su efectividad publicitaria.

Ese merchandising también exige unas condiciones de divulgación, ya que es una inversión para la marca, cuyo retorno se refleja en el número de ventas efectivas y significa un aliado estratégico para la promoción de la existencia en el inventario.

Pero bueno aquí no termina este largo y maravilloso recorrido desde el punto de venta y todo lo que pueda ocurrir en él, sino que en la siguiente oportunidad les seguiré contando cómo es de fácil hacer una venta efectiva con un marketing consiente y fundamentalmente responsable, que no nos quedemos solamente en vender sino que generemos una relación de confianza no solo en el presente sino en un camino hacia un futuro sin tiempos específicos, con el cliente comprador y/o consumidor y sus siguientes generaciones en su árbol genealógico.



lunes, 12 de febrero de 2018

ESTRATEGIAS DE VENTAS DEL SIGLO XXI: COMO MEJORAR LOS CANALES DE VENTAS

COMO MEJORAR LOS CANALES DE VENTAS DE LA EMPRESA "INTERMEDIARIA DE VENTAS SUPER BAHÍA SUBAHI S.A."

Es un gran desafío para las empresas hoy en día dentro de un mercado súper competitivo y cambiante, con el aporte de Philip Kotler, encontraras estrategias que puedan ayudarlo a tener éxito.
En este siglo XXI surgen nuevas tecnologías que van produciendo modificaciones en nuestros paradigmas y referencias, que nos obligan a replantearnos una y otra vez los escenarios en que vivimos y trabajamos.





Atraer la atención y mantener el interés de tus clientes es un gran reto en la actualidad, por eso hay visualizar que un cliente es una persona  y se merece un trato especial y único.

Los supervendedores buscan sorprender a los clientes involucrarlos emocionalmente y creándoles la urgencia de comprar su oferta, es muy importante sorprenderlos con tu presentación, vestimenta, tu conocimiento con lo que ofreces.

En el mundo publicitario es otro factor muy importante para las empresas, para esto se necesita tener pasión para lograr que el público se conecte con el producto que se ofrece.

 Historia de Súper Éxito

Súper Éxito es una empresas comercializadora de prendas de vestir, se creó en 1990 en  Guayaquil (Ecuador), el nicho de mercado de esta empresa se centra en las personas de clase media, su casa matriz está en Guayaquil y posee cinco sucursales adicionales en la ciudad de Quito, Portoviejo, Manta, Machala y Quevedo. Es una empresa Familiar donde los departamentos de Comercialización, Contable, Producción, Gerencia la manejan los Señores Izquierdos.

Debido a ser una empresa familiar, reconocieron que existía una debilidad frente a su competencia como los Almacenes De Prati, Eta Fashion, Alby Store.

Es una empresa importadora de las telas para la confección de sus productos, en los países de Colombia, China y Perú, posee una nómina de mil empleados.

Uno de los factores importantes es su compromiso de seriedad tanto de sus empleados como empleadores, y a pesar que los Jefes Administrativos son Hermanos mantienen la conducta de puntualidad.

Debilidad Frente a la Competencia

Debido a ser una empresa familiar, una de las debilidades en las ventas era la poca capacitación que tenía su personal y ciertos procesos administrativos que mantenían en orden burocrático.

Personal con poca experiencia en el puesto, por ejemplo el área de vendedores no habían recibido ninguna capacitación de etiqueta, maquillaje y de servicio al cliente.

Personal de Publicidad solo se centraba en  captar modelos y lanzar ofertas, no existía un estudio de mercado que pueda observar a la competencia y ser más atractivos para los clientes.

La mayoría de los empleados no poseían títulos y las exigencias laborales eran muy extensas para poderlos lograr, se vivía un régimen de militarismo y la nula participación de foros, ideas que puedan mejorar las estrategias de ventas.

La Comunicación es uno de los pilares fundamentales en una empresa y determinante de éxito, en súper éxito existían conflictos internos, lograr tener una conversación con la Gerencia era un caso imposible debido al régimen que vivían los empleados.

Grandes Cambios en Súper Éxito

Debido a las bajas ventas de súper éxito, comenzó a analizar por qué su competencia se alejaba cada día más, así que decidió asesorarse y mejorar varios procedimientos.

Opto por capacitar a todo su personal de ventas en maquillaje, etiqueta y Servicio al cliente.

Personal administrativo le mejoro sus horarios laborales, se creó mesas de foros e ideas para potenciar su conocimiento, dando la oportunidad para que puedan obtener un título, mejorando la comunicación interna y externa.

El área de promoción y publicidad se contrató más personal para que elaborara la revista la cual se reparte en zonas estratégicas de la casa matriz y sucursales.




El ambiente de los almacenes se lo mejoró con música más relajada y con un servicio al cliente más óptimo.

Análisis de Mejoras 

Promover el mejoramiento de los sistemas de comercialización sin conformarse en los métodos tradicionales, buscando la innovación, realizar nuevas promociones para aumentar las ventas.


Aumentar el rubro de capacitación fue uno de los pilares más importantes para la cadena de almacenes Súper Éxito para poder aumentar sus ventas. Logrando incentivar a su personal como PROPÓSITO, para hallar las respuestas adecuadas para mejorar sus canales de comunicación, sin descuidar sus clientes.


Publicado por Mariuxi Ronquillo

Asesora contable y tributaria para el sector comercial y de servicios
https://www.youtube.com/watch?v=YIcBs5OYkHI

jueves, 8 de febrero de 2018

El cambio de Paradigma y el impacto del Marketing Digital en la sociedad del siglo XXI

El cambio de Paradigma y el impacto del Marketing Digital en la sociedad del siglo XXI



Reconocemos que desde hace veinte años las empresas han venido trabajando mecánicamente, en este tiempo los procesos eran catalogados desde carpetas donde se encontraba la normalización, era por tanto, la consulta cotidiana y, en la medida en que comenzó a aparecer la Web, empezó la presión en acelerar las formas de producir, así, como hace 20 años no existía la web y hace 10 años no existían las redes sociales y, demás ayudas para ejecutar sus trabajo, esto nos hace razonar que ahora algunas personas se ocupan de tareas que hace 10 años no existían. En esta línea de acción, las organizaciones han emprendido una batalla para colocar sus productos en las redes, aunque ahora se sienta el comienzo de penetrar en el mercado a como dé lugar de una manera muy inteligente, rompiendo barreras hasta estallar paradigmas de las personas para adquirir las cosas que necesitan,

Es importante aludir que los nuevos puestos de trabajo, que antes eran catalogados como teletrabajo, han evolucionado al marketing digital o, marketing por internet usando redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, entre otras y, quienes incursionan, por ahora, en menor proporción poblacional se muestran escépticos, resisten al cambio, puesto que la forma de pago cambió, no es esperar la quincena o el mes de sueldo y al final del año conjugar todos sus ingresos para convertir ese sueldo en salario.

Este momento es crucial, estamos en la transformación de la producción de los bienes y servicios, primordialmente en la forma de cómo conseguir los conectores que suplan las necesidades específicas de los clientes, entonces qué pasará dentro de 5 o 10 años, tanto en la fabricación y la generación de servicios, cómo incidirá en el mercado laboral, podemos afirmar que el empleo se agotó y lo que se consolida es el emprendimiento de gestionar de manera inteligente la  interrelacionidad de una marca y la tenencia de ser proveedor de clientes y, no solo a nivel local, esto demanda la internacionalización usando la digitalización, pudiendo tener clientes al otro lado del mundo con la facilidad de conexión permitiéndole al conector establecer la diferencia entre sueldo e ingresos mientras se realizan otras tareas, a cambio de estar centrados en tiempos laborales normalizados por orden gubernamental o de la misma empresa donde presta sus servicios contractuales.

Predomina entonces, la incidencia que se tendrá a nivel de disciplinas profesionales, no es el título por el que una persona emprende el Marketing Digital, es por su conocimiento y su deseo de entrar al mundo del internet y, así los profesionales seremos más internacionales y emprendedores, el trabajo será ejecutado en cualquier espacio y con las herramientas funcionales desde el parque, universidad, restaurante, como desde casa con horarios flexibles y, en pocas ocasiones, desde la oficina puesto que esta desaparecerá cumpliendo su ciclo de sitio encerrado, semi abierto, abierto y ahora desde cualquier parte del mundo, por consiguiente, vivimos en un mundo sin fronteras donde podemos trabajar para cualquier empresa o para nosotros mismos, desde cualquier punto del planeta.



El ser empleado o trabajador en América Latina, hace que su comienzo sea lento, lentísimo y cuando la gente despierte hasta el autoempleo pasaran suavemente a la historia por trabajo con sistemas y financieros bajo la consigna de trabajar en varias empresas que será algo natural y el mercado laboral no abarcará sólo nuestro país, sino que se expandirá alrededor del mundo.
Nos tenemos que imbuir a las nuevas tecnologías gracias al internet, si estamos en una auténtica revolución y evolución digital provocando en los últimos años la desaparición de profesiones y la aparición de aquellas que se hacen más acordes al avance contemporáneo.
Veremos cómo nos involucran vertiginosamente estos cambios, estas aceleradas formas de hacer y conseguir las cosas con criterios de mayor énfasis en lo inteligente y sin mayores dificultades en las diferentes áreas de la vida, basados en el talento, ante el futuro cambiante con emprendedores, autónomos, freelance y empresarios utilizando nuevas formas de trabajar que internet y las nuevas tecnologías han facilitado.
Al seleccionar un trabajo competitivo on line, las empresas ahora pueden contratar y trabajar con expertos de cualquier parte del mundo, la competencia es diferente puesto que ya no competimos con quienes acuden a la misma entrevista o viven cerca, las fronteras han desaparecido, esta competencia es global engendrando transparencia en el trabajo del futuro.
Convivir en medio empresarial de fábrica donde estuve confinado a identificar calidad de producto sin un horizonte claro de expansión usando la herramienta tecnológica, es desgastante, es mantener a los vendedores con sus maletas esperando a que el tiempo transcurra sin resultados económicos y con una visión que mitigue los esfuerzos mecánicos.
Idénticamente, la virtualización en la academia, el uso de las Técnicas de información y Comunicación TIC a nivel Universitario, estas instituciones han desplegado la campaña de actualizarse, sin riesgo de incurrir en la resistencia al cambio a su interior y con más presión con los estudiantes, hacer ese cambio del docente presencial al manejo de plataforma de igual manera ha sido complejo a pesar de contar con la inteligencia humana.


miércoles, 7 de febrero de 2018

“RETAIL MANAGEMENT” EL OBJETIVO BÁSICO FINANCIERO

GESTIÓN RENTABLE DEL PUNTO DE VENTAS “RETAIL MANAGEMENT”
EL OBJETIVO BÁSICO FINANCIERO (OBF)




Cualquier empresa o negocio, sin importar su objeto social, siempre se constituye como la materialización de un proyecto, de un sueño que se ha tenido por algún tiempo. Pero este proyecto para que se haga realidad, requiere de recursos representados en dinero, materiales y humanos, en otras palabras, requiere de una inversión, la cual debe proporcionar a su propietario, utilidades, una rentabilidad en un lapso de tiempo determinado.

Pero hoy en día no es suficiente que las empresas busquen utilidades, todas sin excepción, deben lograr conseguir su OBJETIVO BÁSICO FINANCIERO (OBF), o sea, la Maximización del Valor de la Empresa para sus Propietarios. Este OBF solamente lo logra la empresa cuando cada una de sus áreas funcionales logran alcanzar sus Objetivos Básicos, por ejemplo:

  • Producción. Logra su objetivo básico cuando puede producir y entregar el producto o servicio al menor costo posible, sin deteriorar las exigencias de calidad solicitadas por el cliente y de manera oportuna.
  • Mercadeo. Logra su objetivo básico cuando satisface las necesidades del consumidor, entrega el producto al mercado en cantidades suficientes y al alcance del usuario final.
  • Recursos Humanos. Logra su objetivo básico cuando se le da bienestar a los trabajadores.

Lo anterior conduce a que cada área funcional debe diseñar e implementar sus propias estrategias de manera integral y sistemática, consecuentes con la Misión, Visión y Objetivos Corporativos. Cuando todo esto se da, la empresa logra su OBF.

La Alta Gerencia de la Corporación en cabeza de su Presidente, del Gerente General o del Gerente Financiero, entre una de sus funciones es la de diseñar e implementar las estrategias y políticas que conduzcan a la administración eficiente de cada uno de los activos que posee la empresa.

En este artículo, trataremos uno de los tópicos más comunes que se presentan en toda empresa que tiene ventas a crédito, es decir, en sus balances generales aparecen como un activo las Cuentas por Cobrar a Clientes (Nacionales o del Exterior).


MANEJO EFICIENTE DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES



Si usted tiene dos proveedores de un mismo producto al mismo precio e igualdad de condiciones, uno le vende estrictamente de contado y el otro le da 15 días para pagarle sin ningún costo adicional, ¿usted a cuál de los dos proveedores le compraría? Por supuesto que le compraría a quien le da los 15 días de plazo. Esa es la razón por la que una empresa tiene cuentas por cobrar, porque tiene que vender a crédito, ya que si no lo hace, sus competidores si lo harán.

La mayoría de las empresas, por no decir que todas, tienen en sus activos el rubro de cuentas por cobrar a clientes. Pero eso no es malo si se administran con eficiencia. Para ello es necesario que la empresa diseñe e implemente políticas y procedimientos de gestión de las cuentas por cobrar, buscando un equilibrio entre la rentabilidad mínima que dicha inversión debe retornar a la empresa y el riesgo que tiene que asumir por tener recursos invertidos en cartera. El otorgar crédito le ocasiona a la empresa costos directos e indirectos que se deben comparar con los beneficios recibidos por las mayores utilidades de las ventas obtenidas por el otorgamiento de crédito. El responsable de las finanzas de la empresa debe ser eficiente en la administración del crédito y nunca debe perder el horizonte sobre su compromiso con el Objetivo Básico Financiero (OBF), o sea, la maximización de la riqueza de los dueños de la empresa. No olvide que mientras más rápido reciba el cliente la factura, más rápido la va a pagar.

POLÍTICAS DE CRÉDITO
Todo cliente le representa a la empresa una inversión parcial de su capital, lo está financiando y se le está contribuyendo a su crecimiento y supervivencia. Al cliente se le están entregando productos o servicios para pagarlos a futuro, no se les está regalando. Esto obliga a la empresa a hacer una eficiente gestión de su cartera. Para lograr los objetivos propuestos al otorgar crédito, la empresa debe diseñar e implementar políticas, procedimientos y estrategias que conduzcan al recaudo total y oportuno del crédito otorgado a cada cliente.

Políticas Previas al Otorgamiento del Crédito
Estas políticas están relacionadas con la calidad crediticia del cliente y se pueden sintetizar de la siguiente manera:

  • Historia Crediticia del Solicitante del Crédito. La empresa debe recopilar la mayor información posible sobre la historia crediticia del solicitante de un crédito con el fin de analizarla, verificarla y evaluarla, antes de asignarle un cupo de crédito.
  • Información Financiera. La información financiera que se le debe pedir al solicitante de un crédito puede estar consignada en un formulario de solicitud de crédito o en los estados financieros con sus respectivas notas a ellos, al menos de los dos últimos años. Con esta información se puede analizar y evaluar la capacidad de pago del cliente solicitante del crédito a corto y a largo plazo, su estabilidad financiera, su liquidez, su rentabilidad y su capacidad de endeudamiento. 
  • Cupo del Crédito y Plazo. Una vez la empresa decide otorgarle crédito a un cliente potencial, le asigna un cupo y un plazo de acuerdo a la solidez y calidad crediticia demostrada por el cliente a la empresa y que se ajustaron a sus normas de crédito.

Políticas para la Administración Eficiente del Crédito
Estas políticas están encaminadas a asegurar que la empresa pueda recaudar la totalidad del crédito en los términos otorgados al cliente. Además, darle incentivos para incrementar el promedio de sus compras a la empresa o darle descuentos de pronto pago para que  pague las facturas de manera anticipada.

  • Seguimiento del Crédito. Este procedimiento consiste en mantener ubicado al cliente en su parte locativa (que no haya cambiado de domicilio sin avisarnos), si su situación financiera mejora o empeora, su comportamiento en el pago de sus facturas. Es decir, cualquier circunstancia que nos lleve a sospechas indelicadezas o sorpresas negativas para nuestra empresa. Para este procedimiento podemos aprovechar las visitas periódicas del personal de ventas. También se pueden utilizar dos métodos: 1) los Días de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC) o Período Promedio de Cobranza; y 2) Reporte de Envejecimiento de la Cartera.

Días de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC) o Período Promedio de
Cobranza. Es el tiempo promedio requerido para convertir en efectivo las cuentas por cobrar de la empresa. Se calcula con la siguiente fórmula:






















Reporte de Envejecimiento de la Cartera. También se conoce con el nombre de Reporte de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar. Este reporte muestra cuánto tiempo han estado pendientes de cobro las cuentas por cobrar. Normalmente este reporte es diseñado por cada empresa, según sus necesidades y le sirve para clasificar sus clientes según el comportamiento en el pago de sus facturas.



Tabla 17. Reporte de Envejecimiento de la Cartera (en miles)

Cliente
Vigente
Vencida (en días)
TOTALES
1 a 30
31 a 90
91 a 180
181 a 360
> 360
Cliente 1
125.000





125.000
Cliente 2

6.380




6.380
Cliente 3


1.500



1.500
Cliente 4



2.300


2.300
Cliente 5




300

300
Cliente 6





150
150
TOTALES
125.000
6.380
1.500
2.300
300
150
135.630
%
92,2%
4,7%
1,1%
1,7%
0,2%
0,1%
100%
Fuente Propia

Análisis: Este reporte permite conocer que de un total de $135.630.000 en cuentas por cobrar, $125.000.000 (92,2%) están vigentes, es decir, no están vencidas. Las facturas en mora de pago ascienden a 10.630.000 y representan el 7,8%; de este monto, $2.750 se consideran incobrables o de difícil cobro ya que tienen más de 91 días de vencidas y se deben encontrar en el departamento jurídico para su cobro jurídico. Este departamento debe tener un manual de procedimientos para estos casos.

  • Procedimientos de Cobranza. La empresa debe tener políticas de cobranza bien definidas por su departamento jurídico para las etapas de cobro prejuridico y jurídico. Existen algunas técnicas de cobro consistentes en: Cartas de cobro, llamadas telefónicas, visitas personales y por último la acción legal.
  • Ampliación del Plazo del Crédito. La empresa puede implementar plazos más largos a sus clientes como estrategia de crecimiento vía ventas. Esto tiene sus consecuencias financieras que se reflejan en los mayores gastos de funcionamiento en el departamento de crédito y cobranzas, en un mayor volumen de las cuentas por cobrar que se perderán (cuentas clasificadas como incobrables) y en las utilidades de la empresa, lo que obliga a hacer un análisis por el método costo/beneficio para determinar si es conveniente para la empresa su implementación.

Ejemplo:
Productos “La Cebra sin Pijama SAS”, considera que ampliando el plazo para el pago de las facturas de sus clientes de 20 días a 30 días, las ventas del próximo año se pueden aumentar en un 10% y los gastos del área de crédito y cobranzas se aumentarán en $6 millones. Las ventas del último año ascendieron a $1.560 millones. El costo de capital (CK) de la empresa es del 32%. Otra información relevante del último año para hacer el análisis costo/beneficio, es la siguiente:

PVU (Precio de Venta Unitario)                                                            $15.600
CVU (Costo Variable Unitario = MDU+MODU+CIFVU)                    (9.672)
MCU (Margen de Contribución Unitario)                                                5.928_
Gastos de Administración y Ventas                                                $52.000.000
CIF Fijos                                                                                          $24.000.000
Unidades a producir y vender                                                                100.000


Puede apreciarse que la situación futura requiere una inversión adicional en CxC que tiene que retornar una rentabilidad mínima, equivalente al costo de capital (CK) del 32%.

Inversión adicional = 143.000.000 -86.666.667 =                                   56.333.333
Costo de Capital (32%)                                                                              ___x 0,32
Rentabilidad mínima exigida a la inversión adicional:                       18.026.667

Beneficios de la Propuesta
Ventas Futuras                                                                                     $1.716.000.000
Ventas Actuales                                                                                   (1.560.000.000)
Ventas Adicionales                                                                                $   156.000.000
Costos de Producción Unidades Adicionales (10.000 x $9.672)               (96.720.000)
Utilidad Marginal                                                                                   $59.280.000
Incremento en gastos del área de crédito y cobranzas                                   (6.000.000)
Beneficio Económico de la Propuesta                                                 $53.280.000

Como el Beneficio Económico de la Propuesta es superior a la Rentabilidad Mínima exigida a la Inversión adicional, SE ACEPTA LA PROPUESTA.


  • Ventas a Plazos. Es una modalidad de venta a crédito cuyo pago se hace con cuotas iguales durante el período del plazo convenido, las cuales se conforman de dos partes: 1) abono al capital; y 2) los intereses de financiación del capital correspondientes al período de pago. Las políticas de la empresa pueden contemplar o no, el pago de una cuota inicial como condición para la entrega del bien. En este caso, el valor de la deuda sería la diferencia entre el valor del bien menos la cuota inicial. Generalmente el valor del IVA se exige en el momento de la entrega del bien, ya que no es financiado por la empresa.
Esta modalidad de ventas es muy común en las empresas comerciales dedicadas a la venta de electrodomésticos y muebles al detal. Como estrategia de ventas elaboran planes que contemplan diversos plazos y formas de pago periódicos que el cliente puede elegir.

Ejemplo:

La empresa comercial “El Pollo Quemado SAS”, quiere incrementar sus ventas a través del crédito con facilidad de pago de los clientes. Para ello elaboró un plan de crédito en el cual el cliente puede escoger plazos de 6, 12, 18, 24 y 36 meses. Además, puede elegir pagar mensualmente, bimensualmente, trimestralmente o semestralmente. La empresa cobrará una tasa de financiación acorde al plazo (desde 6 hasta 36 meses) y la forma de pago periódico escogida por el cliente, así: 26% EA; 27% EA; 29% EA; 30% EA; y 34% EA respectivamente. Para el establecimiento de estas tasas de interés, la empresa tuvo presente dos cosas: 1) a mayor plazo mayor riesgo; y 2) no sobrepasar la tasa de usura del interés determinada por la autoridad de su país. El departamento financiero de la empresa es el encargado de elaborar una tabla de factores que serán manejadas por los vendedores de mostrador.

SOLUCIÓN:
En las próximas entregas del blog, se resolverá este interesante ejercicio que será de gran ayuda a muchos empresarios, profesionales y estudiantes de Finanzas, Administración y Contaduría.


Publicado por Hector Cadavid Jiménez, 
administrador de negocios de la Universidad EAFIT.
https://www.youtube.com/watch?v=xs7Pwu2uV_E