jueves, 8 de marzo de 2018

Rechazo al Cambio Principal Obstáculo para una Entidad más Transparente y con Acceso a la Información.



Partiendo que la Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional es la herramienta normativa que regula el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública en Colombia y tiene como objetivo que la información en posesión, custodia o bajo control de cualquier entidad pública, órgano y organismo del Estado colombiano, persona natural o jurídica de derecho privado que ejerza función pública delegada, reciba o administre recursos de naturaleza u origen público o preste un servicio público, esté a disposición de todos los ciudadanos e interesados de manera oportuna, veraz, completa, reutilizable y procesable y en formatos accesibles.

El Decreto 2484 del 3 de diciembre de 2012, por medio del cual establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. En este Decreto establece -entre otros- las políticas de Desarrollo Administrativo orientadas a la optimización y modernización del Estado y por supuesto del mejoramiento de su relación con el ciudadano, entre los que se tienen la “Eficiencia administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y sistematizar  trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental

Teniendo en cuenta lo anterior, la necesidad de cambio en la administración municipal “Modernización” a favor del ciudadano, se tiene como desafío en el desarrollo de la gestión pública, una eficiente interacción con el Estado donde se le garantice a la comunidad en general la satisfacción de sus necesidades, el respeto y trato digno al ciudadano, la efectividad de sus derechos, el cumplimiento de sus obligaciones y la facilitación de la gestión de los servidores públicos.

Pero frente a este paso el obstáculo mayor ha sido la resistencia al cambio.




¿Qué es el cambio?:

Cambio es el concepto que denota la transición que ocurre de un estado a otro. En este caso sería, el cambio de un Procedimiento a uno nuevo.
¿Qué es resistencia?:

El término resistencia proviene del latín resistentĭa. La resistencia es entendida como la acción o capacidad de aguantar, tolerar u oponerse. En este caso sería, oponerse a la implementación de  un nuevo procedimiento ya sistematizado.

Entonces cuando nos referimos al cambio, en este caso es una alteración en el diseño organizativo y en la estrategia, o cualquier otro intento de influir en los funcionarios de una entidad para que se comporten de manera diferente.

“La manera en que las personas responden a un intento de cambio de sus conductas parece depender de un análisis costo-beneficio del cambio, realizado implícitamente. La petición de cambio de la conducta a menudo crea incertidumbre en el individuo, simplemente porque los individuos no tienen claro qué es lo que el cambio va a significar para ellos, y esto vuelve incómoda a mucha gente…”. “Uno de los efectos secundarios de la incertidumbre son los rumores sobre el impacto de ese cambio. A causa de la ansiedad producida por los efectos que tendrá el cambio, y la incertidumbre que acompañaba a ese cambio, los rumores, aun cuando no tengan relación alguna con los hechos ganan credibilidad en una situación en la que el grado de incertidumbre es demasiado grande para poder ser aceptado” (GONZALEZ, Martín, “La resistencia al cambio en las organizaciones y el desarrollo de una cultura en sistemas de información”, (Madrid, España 2010). 211 pág.)




En la entidad ha sido muy dispendioso la implementación de nuevos sistemas de información porque el Funcionario Público, presenta resistencia al cambio, si no se hace un buen proceso de implementación y capacitación el Funcionario siempre va a tratar de buscar excusas como: que el sistema no funciona para volver a su procedimiento normal.

Frente al ciudadano la ley es muy clara donde establece una serie de disposiciones encaminadas a proteger su derecho fundamental al acceso de la información, a través de:

1) el fortalecimiento de algunas obligaciones consignadas en otras normas que facilitaban el acceso a la información,
2) ampliando las categorías existentes de personas naturales y jurídicas obligadas al cumplimiento de las mismas,
3) estableciendo nuevos deberes y obligaciones en materia de publicación de información y respuesta a solicitudes de información y,
4) afianzando el sistema de acceso a la información pública en Colombia a partir de mecanismos de protección del ejercicio del derecho, más eficientes e incluyentes.

Sin embargo, uno de los grandes retos es contar con una ciudadanía bien informada acerca del cómo se hace efectivo su derecho de acceso a la información, no sólo porque fomenta la transparencia en la gestión pública, el buen gobierno y la eficiencia administrativa a través de la rendición de cuentas y la exigibilidad de resultados, sino porque una ciudadanía informada puede ejercer plenamente otros derechos fundamentales y tomar decisiones más acertadas.

Se siguen presentando cada día  más en las entidades, que por no darle respuesta oportuna al ciudadano, él debe  recurrir a otras instancias judiciales para poder acceder a la información, lo que trae más desgaste tanto para la entidad como para el ciudadano que espera que se le dé respuesta en los términos de ley.

Eso en cuanto al ciudadano que conoce sus derechos, pero el ciudadano del común que no conoce y por desconocimiento no recurre a estas instancias, es el más afectado a que no pueda acceder a lo que requiere.

Desde ese punto de vista se requiere concientizar primero que todo al servidor público para que asuma la importancia de aplicar la ley de transparencia y acceso a la información pública, y darle la oportunidad al ciudadano de acceder a ella.

Ese cambio sólo se lograría  con comunicación clara y precisa. Comunicación con autoconocimiento y con los demás integrantes de la entidad, Comunicación de la organización hacia sí misma, retando sus conocimientos previos y comunicación para enseñar y apoyar a los integrantes a realizar el cambio.

Para vencer la resistencia al cambio se deben proponen una serie de estrategias, en su gran mayoría involucren temas como participación, darle valor agregado a las personas, mensajes claros (no ambiguos), permitir la discusión, un buen plan de comunicación, apoyo, facilitación, negociación y en casos muy difíciles la coerción.

Es muy común que los ciudadanos acudan a terceros para poder realizar sus trámites, generando costos adicionales al ciudadano lo que genera un lobby “Colectivo con intereses comunes que realiza acciones dirigidas a influir ante la Administración Pública para promover decisiones favorables a los intereses de un  sector concreto”, que directa e indirectamente el servidor público se ve involucrado.

Es importante tener en cuenta estos consejos para combatir la resistencia al cambio:
En cualquier proyecto que se emprenda, se debe dirigir el cambio hacia una mejoría específica, identificando principales obstáculos al crecimiento y proponer un proceso de cambio que obtenga una gestión más eficaz, y con beneficios claros.

Antes de cualquier cambio, es importante evaluar su magnitud y hacia dónde se deben dirigir los esfuerzos. No hay nada peor que hacer “cambios en el cambio”, sobre la marcha, improvisar, pues genera sensación de desconfianza, de no saber exactamente lo que se está haciendo, falta de planeación y produce desmotivación en los funcionarios. Improvisar transmitirá falta de liderazgo lo que dará pie para que el funcionario busque excusas para desestimar el nuevo procedimiento.

Capacitar a los funcionarios en la magnitud de los cambios y lo que aportará para mejorar su labor, ayudará a tranquilizarlos y los predispondrá a aceptarlos de mejor manera.

Enseñar las ventajas de la utilización de los nuevos sistemas o herramientas tecnológicas en el procesamiento de la información. Si se logra que el funcionario  comprenda que el cambio es necesario y que el rendimiento será mayor una vez se haya conseguido aplicar, estará más dispuesto a realizar las tareas y aceptar el nuevo procedimiento.

Es de concluir que siempre se va a dar una resistencia al cambio frente a los servidores públicos y a los ciudadanos  desconocimiento, por lo que se sugiere crear estrategias dentro de la entidad para que se pueda dar cumplimiento a la ley  de transparencia y acceso a la información pública, tales como toma de conciencia frente al ciudadano, servicio al cliente, capacitaciones a los ciudadanos frente a sus derechos.







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