A lo largo de mi experiencia
profesional como consultor, me he encontrado con muchos casos en los cuales los
empresarios y/o gerentes se cuestionan porque su planeación estratégica no
logro los resultados esperados, porque las cosas no se dieron, y surge la gran
pregunta: ¿En qué fallamos? Pero al llegar a analizar el proceso desde su
concepción, encuentro aspectos claves que mee permitiré relacionar a
continuación como “Lecciones aprendidas”
para tener en cuenta, no repetir la historia y lograr los objetivos
establecidos.
Cuando los empresarios o Directivos
de las empresas consideran llevar a cabo Planeación Estratégica, piensan en la metodología y buscan en
el mercado personas o empresas que les hagan su planeación estratégica, dedicándose
durante un tiempo a definir sus objetivos, políticas y establecer los valores e
identidad corporativa; en otros casos consideran que Planeación Estratégica es
hacer un DOFA, y reúnen a su personal y lo dedican a construirlo sin considerar
a quienes pueden aportar como son sus clientes, su competencia, el mercado y así
definen su misión, su visión; por estas razones algunos Directivos no creen o
dudan de su aplicación. Pero la realidad es que la Planeación Estratégica es un espiral dinámico, continuo, debe
hacerse un ejercicio permanente o periódico (diario semanal, mensual),
analizando, diagnosticando, haciendo seguimiento, evaluando, corrigiendo,
informando, con base en indicadores de gestión.
Ø La Alta Dirección y la Junta
Directiva tienen diferentes expectativas.
La Alta Dirección
debe mostrar su liderazgo demostrando la necesidad de llevar a cabo una
Planeación estratégica, demostrar que conoce su empresa, su mercado y en
general las aguas en las cuales navega y las turbulencias que se avecinan. Cuando las
expectativas entre la Alta Dirección y la Junta Directiva no son afines, o no
son consensuadas se pierde el tiempo haciendo análisis y planeando. Debe
conocer claramente los miembros de sus Junta Directiva, teniendo claramente
definido un análisis de ellos como stakeholders y los planes de acción
pertinentes, hasta tanto no logre tener una mayoría consciente de la necesidad
no buscar su aprobación. Es importante
tener la alineación en la visión de la empresa, este es un mensaje que ayuda
tácitamente frente a los empleados y dueños.
De esta actividad depende la
gobernabilidad de la Alta Gerencia, es el momento de mostrar su habilidad
política y de convencimiento, el resultado de esta es la mejor manera de lograr
una efectiva y eficiente comunicación; de su logro depende el desarrollo y
desempeño para la empresa en el futuro.
Las malas experiencias de algunas
empresas con la Planeación Estratégica no indican que ésta no sirva, que sea
solo un costo, que sea pérdida de tiempo.
Un proceso de
Planeación estratégica llevado a cabo correctamente desde el primer momento de
teniendo clara su necesidad, haciendo el análisis apropiado y concreto,
definiendo una planeación aterrizada y no soñada, tomando las decisiones
correctas, controlando la incertidumbre para que no se convierta en riesgos,
debe permitir el logro del verdadero propósito: que la organización este
enfocada en objetivos y metas claras, concretas, medibles y ajustables.
Ø La planeación no es la estrategia
“Planeación es la
determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los
pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos
definidos” (Ernest Dale)
Una vez establecida de manera
integral la Planeación estratégica, quienes la ejecutan y controlan se pierden
entre la Planeación y la Estrategia, confundiéndolas y perdiendo las
directrices. Se debe tener bien en claro que la Estrategia es el conjunto de acciones que alinean las metas y los
objetivos de la organización tales como las ventajas competitivas, la creación
de valor para los clientes, y la diferenciación en el mercado, la pregunta
a formularse es: ¿cuál es el valor que estamos creando y entregando a nuestros
clientes? mientras la Planeación es la
acción de elaborar las estrategias con
el objetivo de alcanzar las metas a partir del análisis y comprensión de la
situación específica de la empresa lo cual permite definir los objetivos y la
pregunta a formularse es: ¿cuáles son los objetivos valiosos que persigue
nuestra organización para los próximos años? .
La Planeación permite alcanzar los
objetivos establecidos por la estrategia considerando los tiempos, los
recursos, el costo, el control de los indicadores, el manejo de la
incertidumbre.
La Alta Dirección debe llevar el
liderazgo en la discusión sobre la estrategia, y el foro para su discusión y
aprobación es la Junta Directiva; a su vea aprueban el planeamiento, las
políticas y el presupuesto. La Alta Dirección rinde informes de seguimiento y cumplimiento
a partir de los Índices de Gestión considerando: las finanzas, los tiempos, los
recursos utilizados.
Ø La Planeación estratégica no es hacer
presentaciones en PPT
AL preguntar a la Alta Dirección por
la documentación que soporta la Planeación Estratégica, entregan toda una serie
de presentaciones en power point, en las
cuales se condensan una serie de sueños, expectativas, aspiraciones, pero no
reflejan un proceso metodológico que haya conllevado: una discusión,
análisis, participación de los stakeholders claves como los clientes, los
empleados.
En algunas
ocasiones nos presentan documentación personalizada con base en trabajo
realizado en otras empresas, como si fueran todas iguales,
convirtiéndose en un ejercicio más de redacción y venta de ideas ya aplicadas.
La verdad es que cuando una
organización inicia una Planeación Estratégica, los responsables de la empresa,
deben mantener la disposición y tiempo necesarios para analizar, discutir y
evaluar de manera constante que lo planificado y lo establecido como estrategia
se está cumpliendo; por lo tanto, la
Alta Dirección, la Junta Directiva deben tener el conocimiento y experiencia
que les permita aportarle a la organización, no solo en los ajustes, también en
visualizar y solucionar los problemas.
La realidad es que la Planeación Estratégica es un proceso
sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u
objetivos, con el fin de proporcionar una dirección general a la compañía en
estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u
organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear estrategias de marketing para enumerar tan solo algunas
aplicaciones; es su función también proporcionar a las
organizaciones herramientas de evaluación, seguimiento y medición de
resultados, así mismo sienta las bases de la detección de áreas de oportunidad
y la mejora continua de sus procesos.
Ø Omitir comunicar la estrategia y los
objetivos
También nos ocurre que al visitar las
empresas preguntamos si tienen en curso un proceso de Planeación Estratégica, y
la respuesta es, “si claro, mire en la pared la Misión, la Visión, los Valores,
léalos”. Normalmente las empresas se
desgastan haciendo una Planeación Estratégica, se preocupan por documentar las
discusiones, las conclusiones, las definiciones, y una vez finalizan la
documentación, ésta queda como volúmenes de papel o de presentaciones en los
computadores de quienes participaron; el siguiente paso que siguen es informar
los resultados, dar a conocer los objetivos, la Misión, la Visión, los valores,
hacen reuniones y muestran lo definido, pero una vez informada o comunicada,
vuelven a sus labores rutinarias, tradicionales, de tal forma que transcurrido
un tiempo todo queda reflejado en los cuadros en la pared.
A la Alta Dirección se le olvida que
lo establecido en la Planeación Estratégica es el plan de vuelo para la
empresa, que allí está el futuro y los derroteros a cumplir, las metas y objetivos, deben comunicarse de manera efectiva y de ahí
en adelante la organización debe respirar, vivir lo establecido; debe
trascender a todos los estamentos de la organización desde la Junta Directiva
hasta el cargo más operativo, y si se tienen proveedores, estos deben conocerla
y ayudar en su ejecución.
Ø Cuando no se revisa, ni se mide, cualquier
resultado es válido
Durante el proceso
de definición del plan debe tenerse en cuenta algunos hitos que permitan
revisar y ajustar su desarrollo, esta es la esencia de la Planeación
Estratégica, debe ser un espiral dinámico que lleva inmerso: ejecución,
revisión, ajuste. El no establecer indicadores de
gestión para el plan, ni medir los resultados y avance de la estrategia
conllevan a que las metas y objetivos pueden dar cualquier resultado y la Alta
Dirección tendrá que aceptarlos o lo más común buscar culpables.
Los indicadores
deben permitir la rendición de cuentas por parte de los líderes y de la Alta
Dirección a la Junta Directiva, así como su evaluación y la propuesta de
ajustes que conlleven a su cumplimiento y continuidad en el rumbo establecido. En la práctica,
lo más común en las organizaciones es buscar culpables, o pasar el rasero y
descabezar a quienes no se están alerta cuando este pase. Cualquier ajuste aprobado debe involucrarse de inmediato al plan e
informado a toda la organización.
Ø Dejarse llevar por el día a día y no
involucrarse en la Estrategia
Sucede hasta en la vida de las
personas, la rutina del día a día nos lleva por inercia y no somos capaces de
aplicar los compromisos adquiridos, en las organizaciones sucede igual con la Planeación Estratégica, se vuelven
promesas de inicio de año, que luego de transcurridos unos días se nos olvidan
y seguimos en las mismas. La estrategia debe involucrarse desde su aprobación
en las actividades de todos y cada uno de quienes componen la organización:
operaciones, recursos financieros, recursos humanos, planes de compensación,
presupuestos, procesos, mentalidad de la organización, cultura y estructura
organizacional.
Cuando esto no es así, los
resultados no se dan, los cambios menos y la organización sigue sumida en la
inercia tradicional de su quehacer diario. Los líderes deben permear la
organización y ser los dinamizadores del cumplimiento del plan, de la implementación
de la estrategia y de lograr que lo definido se vuelva subconsciente en cada
persona de su área.
Mauricio Herrera Rodriguez
MBA Dirección de Proyectos UVM
Gerente Integrum Talent SAS
Bogotá, Colombia
